E-Mail ist elektronische Post: Du schreibst eine Nachricht auf einem Computer oder Smartphone und sendest sie über das Internet an ein Postfach. Der Empfänger kann sie dort abrufen, oft innerhalb weniger Sekunden. 2025 hatten laut Statistischem Bundesamt 88 Prozent der 16- bis 74-Jährigen in Deutschland in den vorangegangenen drei Monaten E-Mails gesendet oder empfangen.
So ist eine E-Mail aufgebaut
Eine E-Mail enthält technische Kopfdaten und den eigentlichen Nachrichtentext. Zu den Kopfdaten gehören unter anderem Absender, Empfänger, Datum und Betreff. Der Nachrichtentext kann aus einfachem Text oder aus HTML bestehen. HTML ermöglicht Formatierungen und eingebettete Bilder, etwa in Newslettern.
Dateien wie Fotos und Dokumente lassen sich als Anhänge mitsenden. Wie groß die Anhänge sein dürfen, hängt vom jeweiligen Anbieter und den verwendeten Diensten ab. Bei großen Dateien ist ein gesonderter, sicherer Übermittlungsweg oft praktischer.
Wenn du eine Nachricht an mehrere Personen schickst, kannst du die Empfänger in verschiedene Felder eintragen: „An“ bezeichnet die Hauptempfänger, „Cc“ weitere sichtbare Empfänger. Adressen im Feld „Bcc“ bleiben für die übrigen Empfänger verborgen. Das ist bei Rundmails an Menschen sinnvoll, die einander nicht kennen.
E-Mail-Adresse und Postfach
Eine E-Mail-Adresse besteht aus einem Namen vor dem Zeichen @ und einer Domain dahinter, zum Beispiel name@beispiel.de. Der Teil vor dem @ heißt „Local-Part“ und bezeichnet das Postfach innerhalb der Domain. Die Domain verweist auf den Anbieter oder auf eine Organisation, die eigene E-Mail-Adressen betreibt.
E-Mail-Anbieter stellen Postfächer bereit. Manche gehören zu einem Internetvertrag oder einer eigenen Website, andere lassen sich separat einrichten. Kostenlose Konten finanzieren sich teilweise durch Werbung. Speicherplatz, Funktionen und Bedingungen unterscheiden sich je nach Anbieter.
Eine Wegwerfadresse ist eine kurzzeitig oder für einen bestimmten Zweck genutzte Adresse. Sie kann bei einer einmaligen Registrierung helfen, die Hauptadresse vor unerwünschten Nachrichten zu schützen. Für wichtige Konten oder längerfristige Kommunikation ist sie ungeeignet, wenn du später keinen Zugriff mehr auf das Postfach hast.
Versand und Empfang
Für den Versand verwenden E-Mail-Dienste SMTP, das einfache Nachrichtenübertragungsprotokoll. Zum Abrufen kommen häufig IMAP oder POP3 zum Einsatz. IMAP hält Nachrichten in der Regel mit dem Postfach auf dem Server synchron, sodass du auf mehreren Geräten denselben Nachrichtenbestand siehst. POP3 lädt Nachrichten auf ein Gerät herunter; ob sie danach auf dem Server bleiben, hängt von den Einstellungen ab.
Für ein E-Mail-Konto brauchst du eine Adresse und die Zugangsdaten des Anbieters. Wenn du ein E-Mail-Programm einrichtest, fragt es je nach Anbieter zusätzlich nach Servereinstellungen. Viele Programme übernehmen diese automatisch. Folge den Angaben deines Anbieters und aktiviere, wenn angeboten, die verschlüsselte Verbindung.
Webmail und E-Mail-Programme
Bei Webmail liest und schreibst du Nachrichten über eine Website oder eine App des Anbieters. Du brauchst dafür eine Internetverbindung. Webmail ist praktisch, wenn du von verschiedenen Geräten auf dein Postfach zugreifen möchtest. Häufig gehören auch ein Adressbuch, Ordner und Filter dazu.
Ein E-Mail-Programm wie Thunderbird, Outlook oder Apple Mail verwaltet ein oder mehrere Postfächer an einem Ort. Je nach Einstellung speichert es Nachrichten auch auf deinem Gerät, sodass du bereits abgerufene E-Mails teilweise offline lesen kannst. Welche Funktionen verfügbar sind und ob Nachrichten auf mehreren Geräten synchron bleiben, hängt vom Programm und den Kontoeinstellungen ab.
Signatur am Ende einer Nachricht
Eine E-Mail-Signatur ist ein automatisch angefügter Text, zum Beispiel mit deinem Namen und deinen Kontaktdaten. Bei geschäftlichen Nachrichten müssen je nach Unternehmen und Rechtsform bestimmte Angaben enthalten sein. Eine Signatur ist jedoch nicht dasselbe wie eine digitale Signatur.
Eine digitale Signatur ist ein technisches Verfahren, das die Herkunft und Unverändertheit einer Nachricht prüfbar macht. Sie ist nicht automatisch bei jeder E-Mail vorhanden. Auch eine sichtbare Absenderadresse oder ein vertrauter Name beweist nicht, dass die Nachricht tatsächlich von dieser Person oder Organisation stammt.
E-Mails sicher nutzen
Betrüger fälschen Absenderangaben und gestalten Nachrichten mit echten Logos oder persönlichen Anreden. Achte deshalb besonders auf unerwarteten Handlungsdruck, Zahlungsaufforderungen und Links oder Anhänge, mit denen du nicht gerechnet hast. Solche Hinweise sind kein vollständiger Echtheitstest: Auch eine unauffällig wirkende Nachricht kann gefälscht sein.
Öffne bei Zweifeln keine Links aus der Nachricht und antworte nicht darauf. Rufe die bekannte Website des Unternehmens selbst auf oder frage über eine unabhängig ermittelte Telefonnummer nach. Öffne unerwartete Anhänge nicht, auch wenn der Absendername bekannt aussieht. Wenn du bereits Zugangsdaten eingegeben hast, ändere sie über die offizielle Website und sichere das betroffene Konto.
Transportverschlüsselung schützt die Verbindung zwischen beteiligten Servern oder Geräten. Sie bedeutet nicht automatisch, dass nur du und der Empfänger den Inhalt lesen können. Für besonders vertrauliche oder sensible Informationen solltest du einen geeigneten Übermittlungsweg verwenden. Welche Schutzmaßnahmen nötig sind, hängt vom Inhalt und vom Risiko ab.
Werbe-E-Mails
Werbung per E-Mail ist in Deutschland grundsätzlich nur mit vorheriger ausdrücklicher Einwilligung erlaubt. Das Gesetz sieht eine begrenzte Ausnahme für Bestandskunden vor: Ein Unternehmen darf unter bestimmten Bedingungen für eigene ähnliche Waren oder Dienstleistungen werben, wenn es die Adresse beim Verkauf erhalten hat, du nicht widersprochen hast und bei der Erhebung sowie in jeder Nachricht auf die Widerspruchsmöglichkeit hingewiesen wird. Wenn du unerwünschte Werbe-E-Mails erhältst, kannst du dich an die Bundesnetzagentur wenden.