Die E-Mail ist eine elektronische Form der Kommunikation und wird daher auch als elektronische Post bezeichnet. Statt in Papierform auf dem Postweg oder per Fax werden Nachrichten am Computer verfasst, über das Netz übertragen und von einem anderen Computer aus abgerufen.
Vorteile der E-Mail sind die Ortsunabhängigkeit des Absenders und Empfängers, die hohe Übertragungsgeschwindigkeit und der Kostenfaktor. Der Versand einer E-Mail ist von jedem Gerät mit einer bestehenden Internetverbindung aus möglich, zusätzlichen Kosten entstehen dabei nicht. Auch die modernen mobilen Geräte sind heute zur Nutzung des Internets in der Lage, so dass das Schreiben und Abrufen einer E-Mail auch unterwegs möglich ist.
Das Senden und Empfangen der E-Mail erfolgt über Protokolle. Gängige Protokolle sind SMTP zum Versand und POP3 oder IMAP zum Empfang. Die Voraussetzung ist in beiden Fällen ein Postfach und eine eigene E-Mail-Adresse. Je nach Größe des Postfachs können verschickte oder empfangene Nachrichten gespeichert werden, auch das Senden von Dateianhängen wie Bildern und Dokumenten ist möglich.
Die E-Mail besteht grundsätzlich aus zwei Teilen. Der Hauptteil enthält die Nachricht und eventuelle Anhänge, der Kopf, Header genannt, umfasst die Daten des Absenders und Empfängers, den Transportweg, das Format der Nachricht sowie den Zeitpunkt der Erstellung. Die Nachricht kann aus reinem Text bestehen oder im HTML-Format verfasst sein. Letzteres erlaubt Textformatierungen und das Einbetten von Dateien wie Logos und Produktbilder, was vor allem in Newslettern beliebt ist.
Es ist möglich, die E-Mail mit einer Unterschrift, der Signatur zu versehen. Firmen sind gesetzlich dazu verpflichtet, bei privaten E-Mails ist dies dem Absender überlassen. Dem Sicherheitsaspekt werden digitale Signaturen gerecht. Sie schützen vor einer Verfälschung der E-Mail und sind im Rechtsverkehr von Bedeutung.
E-Mail Adressen und -Anbieter
Für die Kommunikation per E-Mail muss sowohl der Absender wie auch der Empfänger über eine eindeutige E-Mail-Adresse verfügen. Die Adresse besteht aus einer persönlichen, meist frei wählbaren Bezeichnung, dem Zeichen @ und der Domain. Die persönliche Bezeichnung, auch local-part genannt, dient der Zuordnung des Empfängers innerhalb der Domain, durch den domain-part definiert.
Provider stellen ihren Kunden für den E-Mail-Verkehr Postfächer zur Verfügung. Wer einen Vertrag mit einem Provider abgeschlossen hat, um eine eigene Homepage zu erstellen, verfügt in der Regel damit auch über eine oder mehrere E-Mail-Adressen. Die gewählte Domain gilt in diesem Fall auch für den domain-part der Adresse. Verschiedene Provider bieten im Zusammenhang mit einem Internetzugang eine Adresse an. Andere Anbieter stellen kostenlose Konten zur Verfügung. Daneben existieren sogenannte Wegwerfadressen, welche nur eine begrenzte Zeit existieren und gerne genutzt werden, wenn bei einer Registrierung im Internet einmalig die Angabe einer E-Mail-Adresse erforderlich ist.
Bekannte Anbieter für kostenlose Adressen sind unter anderem Web.de, Hotmail, GMX und Yahoo. Auch Google stellt registrierten Benutzern inzwischen eine solche Möglichkeit zur Verfügung. Bei diesen Anbietern kann der E-Mail-Verkehr direkt über den persönlichen Account auf deren Homepage abgewickelt werden. Alternativ kann ein entsprechendes Programm auf dem eigenen Computer genutzt werden. Der Vorteil solcher Anbieter ist, dass die E-Mails von jedem mit dem Internet verbundenen Gerät abgerufen oder versendet werden können. Zur lokalen Verwaltung müssen die Konteneinstellungen und der E-Mail-Server des Anbieters bekannt sein. Weiterhin muss der Anbieter den Zugriff über Pop3 oder IMAP zulassen, um die Nachrichten vom Server herunterladen und lokal speichern zu können.
Der verfügbare Speicherplatz für die elektronische Post ist unterschiedlich geregelt. Große Dateianhänge oder zahlreiche Werbe-Mails, wie sie von einigen kostenlosen Anbietern gerne verschickt werden, können hier schnell zum Problem führen. Meist gibt es neben der kostenlosen Variante aber die Möglichkeit, gegen Bezahlung zusätzliche Optionen wie einen größeren Speicherplatz zu nutzen.
Webmail
Webmail bedeutet die Verwaltung der elektronischen Post über einen Browser und die Plattform eines Anbieters. Dies lohnt sich insbesondere, wenn über verschiedene Geräte auf E-Mails zugegriffen wird. Neben dem Postfach steht dem Benutzer meist die Möglichkeit offen, die Nachrichten in verschiedenen Ordnern zu archivieren und seine Kontakte in einem Adressbuch zu speichern. Auch eine Filterfunktion gehört oft zum Standard, um Spam-Mails auszusortieren.
Bei den Anbietern von kostenlosen Adressen ist Webmail als Dienst üblich. Die Finanzierung erfolgt in der Regel über Werbung auf der Homepage und in den versendeten E-Mails. Doch auch viele Serviceprovider bieten Webmail zusätzlich zur lokalen Verwaltung an. Nachteilig am Webmail ist, dass ein Zugriff nur bei einer bestehenden Internetverbindung möglich ist, während lokal abgerufene Nachrichten auch offline eingesehen werden können. Auch die Funktionen sind bei der Nutzung von Webmail gegenüber lokal installierten Programmen eingeschränkt.
Die Anbieter von Webail-Diensten nutzen auf dem Server installierte Programme. Der Benutzer greift auf diese zu, indem er die zugeordnete Homepage aufruft. Erst nach der korrekten Eingabe seiner Zugangsdaten hat er Zugriff auf sein Postfach. Je nach installierter Software durch den Provider beschränkt sich der Funktionsumfang ausschließlich auf das Empfangen und Versenden von E-Mails oder umfasst auch Groupware-Funktionen. Zum Funktionsumfang kann neben einem Adressbuch beispielsweise ein Organizer gehören, so dass neben der Verwaltung von Nachrichten und Kontakten auch Termine, Aufgaben und Notizen eingegeben werden können.
E-Mail Programme
Die meisten Betriebssysteme haben in der Standardinstallation bereits ein E-Mail-Programm integriert. Häufig unter Windows genutzt sind Outlook und die abgespeckte Variante Outlook Express. Viele Linux-Anwender arbeiten gerne mit dem der Benutzeroberfläche KDE zugehörigen KMail. Daneben gibt es weitere kostenlose und kostenpflichtige Programme.
Das E-Mail-Prorgamm dient in erster Linie dem Empfangen, Lesen, Speichern, Schreiben und Versenden elektronischer Nachrichten. Je nach Ausstattung verfügen sie über weitere Funktionen wie Adressbücher, Kalender, Newsreader und Filter.
Um Nachrichten abrufen und versenden zu können, muss ein Konto unter Eingabe der Adresse, der Server, des Benutzernamens und des Passworts konfiguriert werden. Auch eine Kontenbezeichnung kann definiert werden, beispielsweise der Name oder die Firma. Je nach Programm besteht die Möglichkeit festzulegen, ob die E-Mails automatisch oder manuell abgerufen werden und ob sie damit vom Server gelöscht werden oder dort verbleiben. Moderne E-Mail-Programme sind in der Lage, mehrere Adressen unabhängig voneinander zu verwalten.
Bekannte und beliebte Programme neben den oft unter Microsoft Windows als Standard genutzten wie Outlook, Outlook Express, Windows Mail oder Live Mail sind Mozilla Thunderbird, Pegasus, Lotus Notes, Seamonkey, Opera und Beonex. Die drei letzteren sind Bestandteil des jeweiligen Webbrowsers. Thunderbird stammt vom gleichen Entwickler wie der Webbrowser Firefox und lässt sich über Add-ons erweitern, was das Programm für viele Anwender sympathisch macht.
Ergänzung 2026
Der Text oben ist der unveränderte Originalartikel von 2011. Diese Ergänzung vom 09.11.2026 beschreibt, was sich seitdem geändert hat, und nennt Aussagen des Originals, die heute überholt oder ungenau sind.
E-Mail ist weiterhin weit verbreitet und wird neben Messengern und anderen Kommunikationsdiensten genutzt. Mailanbieter prüfen Absender genauer, während Betrugsnachrichten überzeugender wirken. Ein vertrauter Absendername oder fehlerfreie Formulierungen beweisen daher nicht, dass eine Nachricht echt ist.
E-Mail bleibt neben Messengern
2025 hatten in Deutschland 88 Prozent der 16- bis 74-Jährigen E-Mails gesendet oder empfangen. 83 Prozent nutzten Instant Messaging. E-Mail ist also weiterhin ein verbreiteter Kommunikationsweg, wird aber parallel zu Messengern verwendet.
Ein direkter Vergleich mit älteren Zahlen ist schwierig, weil die Erhebungen nicht jedes Jahr nach derselben Methode durchgeführt wurden. Im Alltag heißt das: E-Mail ist weiterhin wichtig, aber längst nicht der einzige digitale Kommunikationsweg. Bei dringenden oder ungewöhnlichen Anliegen lohnt es sich, über einen bekannten zweiten Weg nachzufragen.
Mailanbieter prüfen Absender genauer
Drei technische Verfahren helfen Maildiensten, die Nachrichten empfangen, gefälschte Absenderdomains zu erkennen. Eine Domain ist der Teil einer Adresse nach dem @-Zeichen, etwa „beispiel.de“.
SPF legt fest, welche Mailserver Nachrichten für eine Domain versenden dürfen; DKIM versieht sie mit einer digitalen Signatur, die der empfangende Dienst prüfen kann. DMARC nutzt diese Prüfergebnisse zusammen mit der Domain im sichtbaren Absenderfeld. Domaininhaber können damit festlegen, was mit Nachrichten geschieht, die die Prüfungen nicht bestehen.
Diese Verfahren sind besonders für Unternehmen und andere Absender mit eigener Domain wichtig. Sie machen eine Nachricht aber nicht automatisch vertrauenswürdig: Auch eine technisch authentifizierte E-Mail kann unerwünschte oder schädliche Inhalte enthalten. Seit Mai 2026 gilt für DMARC eine überarbeitete technische Spezifikation. Wer eine eigene Domain für den Versand nutzt, sollte ihre Einstellungen fachkundig prüfen lassen, bevor er eine strenge Ablehnungsregel aktiviert. Weiterleitungen und Mailinglisten können legitime Nachrichten beeinträchtigen, wenn die Einstellungen nicht dazu passen.
Auch große Anbieter stellen Anforderungen an den Versand. Google verlangt für Nachrichten an Gmail-Konten unter anderem eine Absenderprüfung durch SPF oder DKIM, gültige technische Einträge und eine verschlüsselte Übertragung per TLS. Google sieht für bestimmte Absender zusätzlich SPF und DKIM, DMARC, eine passende Absenderdomain und eine einfache Abmeldemöglichkeit für abonnierte Nachrichten vor. Das sind Vorgaben für die Zustellung an Gmail, keine allgemeine Pflicht für private E-Mails.
TLS schützt die Übertragung
TLS verschlüsselt die Verbindung zwischen Maildiensten, sofern beide Seiten diese Verschlüsselung unterstützen. Das schützt die Daten auf dem Abschnitt, auf dem die Nachricht zwischen den Maildiensten übertragen wird. Es bedeutet jedoch nicht, dass nur du und der Empfänger den Nachrichteninhalt lesen können: Zwischenstationen können ihn weiterhin verarbeiten.
Ende-zu-Ende-Verschlüsselung schützt den Inhalt zusätzlich, sodass ihn grundsätzlich nur die vorgesehenen Empfänger entschlüsseln können. Sie ist bei gewöhnlicher E-Mail nicht automatisch eingeschaltet. Auch bei Verschlüsselung können Angaben wie Empfänger, Zeitpunkt oder Betreff sichtbar bleiben. Schick besonders vertrauliche Informationen deshalb über einen dafür vorgesehenen sicheren Übermittlungsweg oder nutze eine passende zusätzliche Verschlüsselung.
Phishing erkennt man nicht an Fehlern allein
Betrügerische Nachrichten geben sich heute als Banken, Paketdienste und Händler aus. Auch Streamingdienste und Behörden werden nachgeahmt. Rechtschreibfehler können ein Warnzeichen sein, aber eine fehlerfreie Nachricht ist kein Echtheitsbeweis. Auch der angezeigte Absendername reicht zur Prüfung nicht aus.
Wenn eine Nachricht dich zu einer Zahlung, Anmeldung oder Weitergabe persönlicher Daten drängt, öffne die Website oder App des Anbieters selbst. Nutze dafür eine bekannte Adresse oder einen gespeicherten Kontakt und nicht den Link oder die Telefonnummer aus der verdächtigen E-Mail. Öffne unerwartete Anhänge nicht und antworte nicht auf Nachrichten, bei denen du Zweifel hast. Sichere dein E-Mail-Konto außerdem mit einem einzigartigen Passwort und, wenn verfügbar, einer zusätzlichen Anmeldebestätigung wie der Zwei-Faktor-Authentifizierung.
Newsletter brauchen klare Regeln
Wer in Deutschland Werbe-E-Mails versendet, braucht grundsätzlich vorher die ausdrückliche Einwilligung der Empfängerinnen und Empfänger. Für bestimmte Bestandskunden gilt eine Ausnahme. Dafür muss die Adresse im Zusammenhang mit einem Verkauf erhoben worden sein. Die Werbung muss eigene ähnliche Waren oder Dienstleistungen betreffen, und die Person muss der Nutzung widersprechen können. Über diese Möglichkeit muss sie bei der Erhebung der Adresse und bei jeder Verwendung informiert werden.
Technische Zustellregeln und rechtliche Vorgaben sind zwei getrennte Anforderungen. Eine Abmeldeschaltfläche, die ein Anbieter wie Google für bestimmte Versandmengen verlangt, ersetzt nicht die deutschen Regeln für Werbe-E-Mails. Umgekehrt garantiert die Einhaltung der rechtlichen Vorgaben nicht, dass eine Nachricht bei jedem Mailanbieter im Posteingang landet.
Was am Originaltext veraltet klingt
> „Auch die modernen mobilen Geräte sind heute zur Nutzung des Internets in der Lage, so dass das Schreiben und Abrufen einer E-Mail auch unterwegs möglich ist.“
Die Aussage stimmt noch. Sie beschreibt aber eine längst selbstverständliche Funktion und lässt E-Mail unterwegs wie etwas Neues klingen. Heute geht es eher darum, E-Mail als einen von mehreren Kommunikationswegen zu sehen und unterwegs auf verdächtige Links oder Aufforderungen zu achten.
